Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 28.01.2026

1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Second Life IT Sp. z o.o., prowadzący serwis pismoprocesowe.pl, adres: ul. Lindleya 16, 02-013 Warszawa, NIP: 5252714316, e-mail: kontakt@pismoprocesowe.pl, tel.: +48 792 350 450 („Administrator”).

2. Zakres i źródło danych
Przetwarzamy dane podawane w formularzu kontaktowym i w korespondencji e-mail, w szczególności: imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu (jeżeli podany), treść wiadomości, wskazany termin, nazwę sądu/urzędu/instytucji, sygnaturę/nr sprawy (jeżeli podane) oraz załączone pliki.

Technicznie możemy też przetwarzać dane eksploatacyjne, takie jak adres IP i identyfikatory urządzenia/przeglądarki (logi serwera, nagłówek User-Agent) – w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Obsługa zapytania i przygotowanie wyceny/oferty – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: komunikacja i organizacja pracy).
Realizacja umowy (jeżeli do niej dojdzie) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Rozliczenia i obowiązki prawne (np. dokumentacja księgowa) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane szczególnej kategorii / dane o wyrokach – co do zasady prosimy o ich minimalizowanie i anonimizację. Jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne do przygotowania projektu/korekty i użytkownik wyrazi odrębną zgodę w formularzu, podstawą jest art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda) oraz – w uzasadnionych przypadkach – art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie/dochodzenie/obrona roszczeń).

4. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym w imieniu Administratora, w szczególności: dostawcy hostingu, operatorowi poczty e-mail, dostawcy usług IT/bezpieczeństwa. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane osobom trzecim do własnych celów marketingowych.

5. Przekazywanie danych poza EOG
Jeżeli korzystamy z usług dostawców, którzy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w związku z infrastrukturą poczty lub czcionkami), stosujemy mechanizmy zgodności przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne). dostawcy hostingu/poczty (zgodnie z aktualną konfiguracją usług)

6. Okres przechowywania
korespondencja i zapytania – do czasu zakończenia korespondencji oraz przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat, zależnie od relacji B2C/B2B);
dokumentacja rozliczeniowa – przez okres wymagany przepisami podatkowymi/rachunkowymi;
logi techniczne – przez okres wynikający z konfiguracji hostingu, nie dłużej niż to niezbędne do bezpieczeństwa i diagnostyki.

7. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Ci prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu (gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a także cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność przetwarzania przed cofnięciem).

Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zapytania i przygotowania projektu/korekty. Bez podania danych kontaktowych nie będziemy mogli odpowiedzieć.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie profilujemy w rozumieniu RODO.

10. Kontakt w sprawach prywatności
W sprawach związanych z danymi osobowymi napisz na: kontakt@pismoprocesowe.pl. Jeżeli Administrator wyznaczy Inspektora Ochrony Danych, dane kontaktowe zostaną wskazane w tej polityce.

11. Charakter usługi
Serwis świadczy usługi redakcyjne polegające na przygotowaniu projektu/korekcie treści. Administrator nie reprezentuje klientów przed sądami i urzędami, a podpisanie i złożenie pism należy do klienta lub jego pełnomocnika.